L’Agenzia delle Entrate, con la Risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, ha opportunamente fornito indicazioni sulla tenuta della contabilità in forma meccanizzata, in risposta alle diverse richieste di chiarimento degli operatori conseguenti alle modifiche normative degli ultimi anni.
Volendo fornire un quadro di insieme anche alla luce delle indicazioni già date in risposta ad Istanze di singoli contribuenti – vedasi le Risposte n. 236 del 9 aprile 2021 e n. 346 del maggio 2021 – viene in primis ricordato che l’art. 12-octies del Dl. n. 34/2019, aggiunto dalla Legge di conversione n. 58/2019, è intervenuto sull’art. 7, comma 4-quater, del Dl. n. 357/1994, convertito con modificazioni dalla Legge n. 489/1994. Tale comma ad oggi prevede che “[…] la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza”. La norma non ha modificato le disposizioni in tema di conservazione e tra queste, con specifico riferimento ai documenti informatici fiscalmente rilevanti – tra cui “– libro giornale e libro degli inventari; – scritture ausiliarie nelle quali devono essere registrati gli elementi patrimoniali e reddituali; – scritture ausiliarie di magazzino; – registro dei beni ammortizzabili; […] registri prescritti ai fini dell’imposta sul valore aggiunto, […]” (vedasi la Circolare n. 36/E del 2006, alla quale l’Agenzia rinvia per un’elencazione esemplificativa di tali documenti) – il Dm. 17 giugno 2014, sostitutivo del precedente Dm. 23 gennaio 2004.
Più nel dettaglio il Decreto, ricordato che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità (art. 2), prescrive che essi vengano “conservati in modo tale che: a) siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del ‘Cad’ e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità; b) siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al Codice fiscale, alla Partita Iva, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con Provvedimento delle competenti Agenzie fiscali. Il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione. Il processo di conservazione di cui ai commi precedenti è effettuato entro il termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del Dl. n. 357/1994 [ossia entro «i termini di presentazione delle relative Dichiarazioni annuali» sempre che ‘non siano scaduti da oltre 3 mesi’, ndr.], convertito con modificazioni dalla Legge n. 489/1994”.
In ultimo, l’art. 5, comma 16, del Dl. n. 41/2021, convertito con modificazioni dalla Legge n. 69/2021, ha previsto che, “con riferimento al periodo d’imposta in corso al 31 dicembre 2019, il processo di conservazione di cui all’art. 3, comma 3, del Decreto Mef 17 giugno 2014, […] recante disposizioni sulle modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto, si considera tempestivo se effettuato, al più tardi, entro i 3 mesi successivi al termine previsto dall’art. 7, comma 4-ter, del Dl. n. 357/1994, convertito con modificazioni dalla Legge n. 489/1994”. Alla luce di quanto sopra, volendo sintetizzare il quadro normativo in essere – nel quale, ribadisce l’Agenzia, tenuta e conservazione dei documenti restano concetti ed adempimenti distinti, seppure posti in continuità (si vedano, in questo senso, anche gli artt. 39 del Dpr. n. 633/1972 e 22 del Dpr. n. 600/1973) – qualora, nel rispetto della legislazione vigente, i documenti fiscalmente rilevanti consistano in registri tenuti in formato elettronico:
- ai fini della loro regolarità, non hanno obbligo di essere stampati sino al terzo (o sesto per il solo 2019) mese successivo al termine di presentazione della relativa Dichiarazione dei redditi, salva apposita richiesta in tal senso da parte degli organi di controllo in sede di accesso, ispezione o verifica;
- entro tale momento (terzo/sesto mese successivo al termine di presentazione della Dichiarazione dei redditi) vanno posti in conservazione nel rispetto del citato Dm. 17 giugno 2014 – e, quindi, anche del “Cad” (“Codice dell’Amministrazione digitale”, di cui al Dlgs. n. 82/2005) e dei relativi Provvedimenti attuativi ai quali lo stesso Decreto ministeriale rinvia – laddove il contribuente voglia mantenerli in formato elettronico, ovvero materializzati (stampati) in caso contrario.