di Cesare Ciabatti
Il testo del quesito
Un Comune ha necessità di notificare gli atti prodotti come documenti informatici firmati digitalmente, ai cittadini che non hanno dichiarato un domicilio digitale. È sufficiente inviare una raccomandata contenente la stampa del documento originale o sono previste altre modalità ?
La risposta dei ns. esperti
La questione è disciplinata all’interno dell’art 3-bis commi 4-bis e 4-ter del Cad nel quale si dispone quanto segue.
“4-bis. Fino alla data fissata nel decreto di cui al comma 3-bis, i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, possono predisporre le comunicazioni ai soggetti che non hanno un domicilio digitale ovvero nei casi di domicilio digitale non attivo, non funzionante o non raggiungibile, come documenti informatici sottoscritti con firma digitale o altra firma elettronica qualificata, da conservare nei propri archivi, ed inviare agli stessi, per posta ordinaria o raccomandata con avviso di ricevimento, copia analogica di tali documenti su cui e’ apposto a stampa il contrassegno di cui all’articolo 23, comma 2-bis o l’indicazione a mezzo stampa del responsabile pro tempore in sostituzione della firma autografa ai sensi dell’articolo 3 del decreto legislativo 12 febbraio 1993, n. 39 ovvero un avviso con le indicazioni delle modalita’ con le quali i suddetti documenti sono messi a disposizione e consegnati al destinatario.
4-ter. Le disposizioni di cui al comma 4-bis soddisfano a tutti gli effetti di legge gli obblighi di conservazione e di esibizione dei documenti previsti dalla legislazione vigente laddove la copia analogica inviata al cittadino contenga una dicitura che specifichi che il documento informatico, da cui la copia e’ tratta, e’ stato predisposto come documento nativo digitale ed e’ disponibile presso l’amministrazione. “
Dunque, la norma prevede che:
- l’Ente può produrre i documenti informatici fino alla data indicata dall’art 3-bis comma 3-bis (switch off al digitale che si presume entro l’anno o al massimo entro il 2023)
- che ai soggetti che non hanno un domicilio digitale o lo stesso non è funzionante/attivo dovrà essere prodotta una copia su cui dovrà essere apposta:
- l’indicazione del responsabile protempore, in modo da dare la possibilità al cittadino/impresa di individuare l’ufficio referente o, in alternativa (non è esclusa l’aggiunta) un contrassegno (Qr code) utile al cittadino a verificare l’autenticità del documento e automatizzare l’accesso al documento conservato nei sistemi dall’Ente;
- una dicitura che indichi che la copia è tratta da un documento informatico nativo digitale e che l’originale digitale è a disposizione presso l’archivio elettronico dell’ente.
La norma, dunque, indica la procedura per la formazione della copia nonché la modalità di trasmissione. Sulla copia, quindi, dovrà essere indicato a stampa il responsabile o prodotto un “Qr code” nonché la dicitura di cui al punto 2.b. Qui si presenta una difficoltà tecnica: spesso l’ente non è attrezzato per integrare in fase di stampa il documento né tantomeno in grado di produrre un contrassegno digitale. Quindi al momento si potrebbe suggerire di non prevedere la stampa del “Qr code”, ma limitarsi all’indicazione del responsabile e la relativa funzione e procedere all’apposizione della dicitura che potrà avvenire in due modalità:
- apposizione di un timbro contente la dicitura sulla stampa cartacea
- prevedere la dicitura già nel documento originale digitale
Atteso che il punto a. porta indietro nel tempo e che da un punto di vista di processo non è ottimale, potrebbe essere seguita la strada indicata al punto b. In tal caso, considerato che la dicitura è anche sul documento originale digitale sembra più corretto indicare:
“Questo documento amministrativo informatico è stato prodotto dall’amministrazione ed è conservato dall’Amministrazione per il tempo di validità giuridica del documento. Eventuali stampe dello stesso sono da considerarsi una copia analogica del documento amministrativo informatico originale”
La questione resta comunque confinata ad un aspetto formale presto superata con le procedure messe a disposizione della Piattaforma delle notifiche la cui realizzazione stimata entro settembre 2022, è negli obiettivi del Piano triennale 2021/2023 e tra le missioni del “Pnrr”.
Sostanziale resta invece l’adozione del documento informatico per tutta la documentazione prodotta dall’ente, che sarà resa obbligatoria presumibilmente a decorrere dalla messa in funzione della Piattaforma delle notifiche, nonché la sua corretta archiviazione/metadatazione al fine di garantire il diritto alla cittadinanza digitale previsto dall’art 43 comma 1 del Cad. Infatti, oltre alle funzionalità della Piattaforma che dovranno permettere di scaricare l’originale digitale previa autenticazione mediante Spid ai cittadini che non avranno dichiarato la loro Pec all’interno dell’Inad (Indice Nazionale dei Domicili digitali), l’ente ha anche l’obbligo, (l’art 43 comma 1 è richiamato anche tra gli inadempimenti sanzionati nell’art 18-bis del Cad) di garantire a cittadini e imprese la possibilità di scaricare i documenti di loro interesse (compresi quindi anche quelli notificati) dal proprio archivio. A tal fine la presenza di un “Qr code” sul documento che automatizzi la procedura sarà la soluzione da prediligere.