di Cesare Ciabatti
L’erogazione di servizi on line non può prescindere dalla riorganizzazione dei processi di back end dell’ente. In altre occasioni su questa rivista abbiamo avuto modo di proporre una riflessione su come dovrebbero essere strutturati i servizi on line di nuova generazione, secondo le indicazioni del “Codice dell’amministrazione digitale” (Cad) e del Piano triennale per l’informatica della pubblica amministrazione.
È ormai chiaro che la presentazione dell’istanza dal portale istituzionale dell’ente non è più sufficiente per dare senso al processo di digitalizzazione richiesto dal legislatore. Occorre guardare oltre e progettare servizi on line a misure di utente (user centered), usabili accessibili ed efficienti.
I nuovi strumenti messi a disposizione dalle tecnologie Ict (information and communication tecnologies) stanno penetrando il nostro stile di vita e lo stanno cambiando. Le reti telematiche ci permettono di comunicare in modo più efficiente e immediato, gli algoritmi di processare dati e di simulare un’intelligenza quella artificiale.
Ripensare i processi in ottica digitale, quindi non può limitarsi all’utilizzo della rete come strumento di trasmissione dei documenti, banalmente allegati ad una mail o Pec (P.A. digitalizzata) ma deve massimizzare l’utilizzo e la condivisione dei dati fra sistemi affinché possano essere automatizzate attività e procedure mediante l’utilizzo di algoritmi di intelligenza artificiale e sostituire in certe attività l’uomo (P.A. digitale).
Come indicato dal Piano triennale, la gestione del dato deve essere messa al centro del processo di digitalizzazione, mediante infrastrutture informatiche interoperanti. Il principio “once only” deve guidare le scelte degli applicativi e dei sistemi dell’ente. A tal fine occorre praticare scelte applicative non solo in ottica verticale, ottimali ad automatizzare attività di una specifica funzione, ma anche orizzontali in ottica di processo.
La condivisione del dato fra sistemi necessita di un’attenta organizzazione degli stessi nonché un’accurata scelta in grado di massimizzare l’automazione e l’interazione on line con l’utente.
Il diritto alla cittadinanza digitale stabilito dall’art. 3 del Cad dispone che “chiunque ha il diritto di usare, in modo accessibile ed efficace, le soluzioni e gli strumenti di cui al presente Codice nei rapporti con i soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, anche ai fini dell’esercizio dei diritti di accesso e della partecipazione al procedimento amministrativo”.
L’art. 41 sempre del Cad dispone che“La pubblica amministrazione titolare del procedimento raccoglie in un fascicolo informatico gli atti, i documenti e i dati del procedimento medesimo da chiunque formati; all’atto della comunicazione dell’avvio del procedimento ai sensi dell’articolo 8 della legge 7 agosto 1990, n. 241, comunica agli interessati le modalità per esercitare in via telematica i diritti di cui all’articolo 10 della citata legge 7 agosto 1990, n. 241”.
Infine, l’art. 43 prevede che“Se il documento informatico è conservato per legge da uno dei soggetti di cui all’articolo 2, comma 2, cessa l’obbligo di conservazione a carico dei cittadini e delle imprese che possono in ogni momento richiedere accesso al documento stesso ai medesimi soggetti di cui all’articolo 2, comma 2. Le amministrazioni rendono disponibili a cittadini ed imprese i predetti documenti attraverso servizi on-line accessibili previa identificazione con l’identità digitale di cui all’artt. 64 ed integrati con i servizi di cui agli artt. 40-ter e 64-bis”.
Già queste tre disposizioni determinano un forte impatto organizzativo. Occorre non solo l’integrazione con le piattaforme abilitanti Spid, Cie indispensabili per l’identificazione certa dell’utente, ma anche una corretta organizzazione dei dati e documenti all’interno dell’ente. Ecco che allora occorre ripensare anche la tenuta del sistema documentale, strumento indispensabile per garantire la corretta sedimentazione dei documenti in archivio. La fascicolazione torna ad essere una procedura indispensabile per garantire il diritto di accesso agli atti e il diritto di cittadini e imprese indicato dall’art. 43 del Cad.
L’archivio dell’ente è un archivio aperto e l’accesso deve essere garantito anche mediante servizi on line. Indispensabile al fine è la corretta metadatazione di documenti e fascicoli secondo le indicazioni dell’allegato 5 delle nuove linee guida, al fine di garantire l’automazione delle attività sottostanti.
L’automazione del servizio on line potrà essere correttamente garantita ad una condizione: il dato identificativo del cittadino ottenuto mediante l’identificazione Spid o Cie, dovrà essere associato ai documenti e fascicoli procedimentali detenuti dall’Ente.
Occorre dunque descrivere in modo corretto l’anagrafica del cittadino e impresa e garantirne l’unicità all’interno dell’ente fra i diversi applicativi al fine di garantire l’interoperabilità e il conseguente livello di automazione dei processi.
Indispensabile a tal fine individuare un metadato identificativo univoco che come suggerito dalle linee guida è il codice fiscale per le persone fisiche e la partita iva per le ditte e persone giuridiche.
La scelta del codice fiscale per le persone fisiche non è ottimale in quanto non sempre univoco e pienamente statico (si pensi ai transgender o alle cittadine che cambiano il loro cognome di nubile) ma resta una scelta obbligata almeno fino a quando non diverrà operativa la disposizione prevista dall’art 30 Dl. n. 76/00 che prevede “L’Anpr attribuisce a ciascun cittadino un codice identificativo univoco per garantire la circolarità dei dati anagrafici e l’interoperabilità con le altre banche dati delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di servizi pubblici”
La corretta metadatazione di dati e documenti è indispensabile anche per garantire l’accesso riservato a dati e documenti mendiate sistemi automatizzati, nel rispetto del principio privacy by design e privacy by default disposti dal Gdpr.