La Piattaforma per le notifiche digitali: un nuovo strumento per innovare l’attività delle Pubbliche amministrazioni

di Stefano Paoli

Nell’ambito della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, gli enti, per la notifica dei propri atti, compresi quelli tributari, devono utilizzare la Piattaforma per la notificazione digitale, nella quale mettere a disposizione dei cittadini i relativi documenti in formato informatico. In pratica si tratta di un dispositivo elettronico che sarà usato per collegarsi ad una piattaforma che si trova su Internet e nella quale le Amministrazioni pubbliche hanno inserito gli atti da notificare.

Questo strumento era stato inizialmente previsto dalla Legge 160/2019 (Legge di bilancio 2020) che all’art. 1, comma 2, stabiliva che, per “rendere più semplice, efficiente e sicura ed economica la notificazione con valore legale di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni della pubblica amministrazione, con risparmio per la spesa pubblica e minori oneri per i cittadini”.

Successivamente il D.L. 16 luglio 2020, n. 76 (“Misure urgenti per la semplificazione e l’innovazione digitale” – c.d. “Decreto Semplificazioni”) convertito dalla Legge 11 settembre 2020, n. 120, ne ha definito la cornice normativa. In particolare, l’art. 26 rubricato “Piattaforma per la notificazione digitale degli atti della Pubblica Amministrazione”, al comma 3 stabilisce che “Ai fini della notificazione di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni, in alternativa alle modalità previste da altre disposizioni di legge, anche in materia tributaria, le amministrazioni possono rendere disponibili telematicamente sulla piattaforma i corrispondenti documenti informatici”.

Il Decreto-legge sopra ricordato modifica il “Codice dell’Amministrazione digitale” e la normativa sui processi telematici al fine di “introdurre misure di semplificazione procedimentale e di sostegno e diffusione dell’amministrazione digitale […] anche al fine di fronteggiare le ricadute economiche conseguenti all’emergenza epidemiologica da ‘Covid-19’”.

Sulla base e in attuazione di queste disposizioni è stato emanato dal Dipartimento per la Trasformazione Digitale il Dm. 8 febbraio 2022, n. 58 pubblicato G.U. del 6 giugno 2022 in vigore dal 21 giugno 2022 «Regolamento recante piattaforma per la notificazione degli atti della pubblica amministrazione».

Ma non è ancora terminato il percorso normativo perché devono essere ancora emanati:

• le Linee guida funzionamento Piattaforma.
• il Manuale operativo per il monitoraggio del funzionamento della piattaforma.

Lo scopo che è alla base dell’introduzione di questo strumento innovativo è quello di rendere più semplice, efficiente, sicura ed economica la notificazione, con valore legale, di atti, provvedimenti, avvisi e comunicazioni da parte della pubblica amministrazione, con un risparmio di spesa, di tempo e con minori oneri per i cittadini.

L’utilizzo della piattaforma però non è una modalità esclusiva ma è in alternativa alle altre modalità di notifica, quali previste dal Codice di Procedura Civile (“a mano” e/o “per posta”) e a mezzo della Pec (Posta elettronica certificata).

Con questa modalità si possono notificare tutti gli atti, compresi quelli tributari, con esclusione degli atti relativi:

1. al processo civile, penale, per l’applicazione di misure di prevenzione;
2. alle procedure di espropriazione forzata;
3. ai procedimenti di competenza delle autorità provinciali di pubblica sicurezza.

La società individuata per gestire la Piattaforma è la PagoPA S.p.a. la quale, però, potrà affidarla, in tutto o in parte, a Poste Italiane S.p.a. la quale si occupa anche della spedizione dell’avviso di avvenuta ricezione e la consegna della copia cartacea degli atti da notificare, garantendo su tutto il territorio nazionale, l’accesso alla piattaforma e al servizio di notificazione digitale.

Il contenuto del Regolamento

L’art.1 del Regolamento individua innanzitutto quali sono i soggetti e gli elementi fondamentali necessari per il funzionamento della piattaforma. In particolare, individua, come sopra, ricordato nella Società PagoPA S.p.a. il soggetto gestore della piattaforma e nelle amministrazioni definite “mittenti” i soggetti che emettono gli atti da notificare.

Per quanto attiene ai soggetti che dovranno “lavorare” con la piattaforma, il regolamento individua:

• Il funzionario incaricato, che è colui che deve accedere alla piattaforma per conto dell’ente mittente.
• I funzionari autorizzati che sono coloro che possono operare sulla piattaforma e fra questi è considerato anche il funzionario incaricato.
• L’addetto al recapito postale che è colui che si occupa del recapito analogico dell’avviso di avvenuta ricezione e dell’avviso di mancato recapito della notifica.

Quindi, oltre a queste specifiche figure individuate dal Regolamento approvato, sono interessati alla notifica con modalità digitali anche i messi comunali, i messi notificatori mentre gli ufficiali giudiziari non sono coinvolti considerata l’espressa esclusione dell’attività notificatoria riguardanti gli atti dei processi civili e penali.

Va ricordato che i dipendenti degli enti mittenti incaricati di attestare la conformità degli atti diventano pubblici ufficiali a tutti gli effetti.

Per quanto riguarda gli strumenti operativi necessari per il funzionamento della Piattaforma, il regolamento individua:

• il domicilio digitale di piattaforma che è l’indirizzo PEC individuato dall’interessato per il ricevimento delle notifiche tramite la piattaforma;
• il domicilio digitale speciale che è il domicilio di cui sopra individuato come “speciale” per specifici atti o affari se a questi è riferita la notificazione;
• domicilio digitale generale che è l’indirizzo di cui sopra individuato dal Codice di amministrazione digitale all’art. 6-bis (“Indice nazionale dei domicili digitali delle imprese e dei professionisti”, c.d “INI-PEC”), all’art.6-ter (“Indice dei domicili digitali delle pubbliche amministrazioni e dei gestori dei pubblici servizi”) e all’art.6-quater (“Indice nazionale dei domicili digitali delle persone fisiche, dei professionisti e degli altri enti di diritto privato, non tenuti all’iscrizione in albi, elenchi o registri professionali o nel registro delle imprese”);
• il recapito digitale che è il canale di comunicazione, diverso dal domicilio digitale, che viene indicato dal destinatario per ricevere gli avvisi di cortesia;
• l’avviso di cortesia è il documento informatico che contiene le informazioni contenute nell’avviso di avvenuta ricezione, inviato dal gestore della piattaforma;
• l’avviso di ricezione, che viene generato al momento in cui la piattaforma riceve l’atto. La scelta terminologica non è stata felice perché potrebbe far pensare al momento in cui il destinatario riceve l’atto ma invece, come ricordato, si riferisce ad un altro momento procedurale.
• l’AppIO che è il punto di accesso telematico (ex art. 64 del “Cad”, “Accesso telematico ai servizi della Pubblica Amministrazione”) per poter utilizzare la rete dei servizi erogati dalla P.A..

Funzionamento Piattaforma

Ma come funziona la Piattaforma digitale? Questo è il percorso previsto dalla legge:

• gli enti mittenti dovranno aderire al servizio;
• dovranno attivare la Piattaforma;
• i funzionari incaricati accedono alla Piattaforma mediante Spid o Cie;
• caricamento dei documenti oggetto della notifica, con indicazione del destinatario dell’atto ed il suo codice fiscale, il suo domicilio digitale speciale, qualora esista, e quello fisico;
• comunica al Gestore della Piattaforma i suddetti dati;
• l’ente mittente deve precisare se l’atto da notificare riguardi o meno l’attività imprenditoriale o professionale eventualmente svolta dal destinatario.

La notifica, inizialmente, sarà effettuata al domicilio digitale della Piattaforma del destinatario, successivamente al domicilio speciale, se esistente, e, da ultimo, al domicilio digitale generale. Qualora tutti i domicili digitali siano saturi, non validi e non attivi, il Gestore effettua un secondo tentativo.

Infatti, dopo aver verificato l’impossibilità della notifica, il Gestore effettua, come detto, un secondo tentativo trascorsi sette giorni dal primo e se anche questo dovesse dare esito negativo, il sistema genera un avviso di mancata consegna rendendo disponibile tale messaggio sulla Piattaforma, indicando i motivi della mancata consegna e le modalità di acquisizione del documento informatico da notificare, comunicando al destinatario l’avvenuta notifica a mezzo di lettera raccomandata.

Una volta che il documento informatico sarà caricato conformemente alle regole tecniche previste, il Gestore procederà all’emanazione dell’Identificativo Univoco della notificazione (Uni) dopo di che eseguirà la notifica dell’atto. Se invece il procedimento e l’atto non rispettano le regole tecniche, il Gestore non procederà alla notifica, l’atto sarà automaticamente eliminato dando comunicazione all’ente mittente dell’operazione.

All’ente che avrà “caricato” l’atto da notificare sarà poi comunicata la data e l’ora di accesso del destinatario, informazioni che saranno certificate e quindi potranno essere utilizzate in sede di eventuale contenzioso.

La notifica telematica si perfeziona:

1. per l’Amministrazione, nella data in cui il documento informatico è reso disponibile sulla Piattaforma;
2. per il destinatario
3. il settimo giorno successivo alla data di consegna dell’avvenuta ricezione;
4. il quindicesimo giorno successivo alla data del deposito del mancato recapito nel caso in cui la casella postale sia piena, non valida o inattiva;
5. il decimo giorno successivo al perfezionamento della notificazione dell’avviso di avvenuta ricezione in formato cartaceo;
6. in ogni caso, nel giorno in cui il destinatario o suo delegato accede alla piattaforma e scarica l’atto notificato se precedente alla scadenza dei termini sopra indicati.

Il decreto ministeriale prevede che nel caso in cui i destinatari non abbiamo il domicilio digitale “l’avviso di avvenuta ricezione, in formato cartaceo e in busta chiusa, viene notificato a mezzo posta direttamente dal gestore della Piattaforma” (art. 10 del Dm.) nel rispetto degli artt. 7, 8 e 9 e 14 della Legge n. 890/82.

Inoltre, se un cittadino non ha uno Spid o la Cie, saranno disponibili, anche se da utilizzare con cautela, altri sistemi quali link, bar code, QR Code o altri sistemi equivalenti. Questo accesso semplificato però non potrà essere utilizzato in modo illimitato ma sarà disponibile per un numero limitato di volte e per un lasso di tempo prestabilito che saranno indicati nell’avviso di ricezione.

Qualora non sia possibile notificare l’atto per motivazioni diversi di quelle di cui agli artt. 138 e 140 C.p.c., l’Agente postale deve effettuare in loco ogni indagine al fine di venire a conoscenza dell’indirizzo dell’abitazione, dell’ufficio o della sede del destinatario irreperibile, accertamenti che dovranno essere inseriti nel verbale e comunicati al Garante. Qualora si venga a conoscenza di un indirizzo diverso da quello originario, il Gestore dovrà inviare al nuovo recapito l’avviso di avvenuta ricezione o altrimenti deposita l’avviso sulla piattaforma rendendolo disponibile per il destinatario.

L’obiettivo dichiarato, con l’attivazione della Piattaforma per le notifiche digitali, era ed è quello di rendere più semplice ed efficace la notificazione degli atti conseguente un risparmio economico e finanziario sia per la Pubblica Amministrazione che per i cittadini. Bisogna però ricordarsi che non tutti i cittadini sono in possesso di casella di Posta elettronica certificata, di un dispositivo elettronico e la capacità di saperlo usare. Questo può incidere in modo significativo sulla validità delle notificazioni e sulla data in cui deve considerarsi perfezionata la notifica stessa.

Infatti, va tenuto in considerazione il fatto che, trattandosi di “notifiche ufficiali”, possono avere effetti giuridici significativi per il destinatario quali, per esempio, la decorrenza dei termini per impugnare un atto tributario o un provvedimento amministrativo.

Le intenzioni sono sicuramente buone ma, come si suole dire, tra il dire e il fare……rimaniamo in fiduciosa attesa che la Piattaforma sia a regime e le Pubbliche Amministrazioni iniziano ad utilizzarla ma il vero banco di prova saranno i Comuni.