di Cesare Ciabatti
Il testo del quesito:
“Per la stipula di atti notarili ci vengono chiesti vari documenti come, ad esempio, i certificati di destinazione urbanistica che firmiamo digitalmente e inviamo tramite Pec dopo la protocollazione. Al notaio arriva una Pec con il numero di protocollo inserito nell’oggetto e 2 file allegati: uno è il documento in formato ‘P7M’ e l’altro è una copia di cortesia in formato .pdf con stampato i riferimenti del protocollo
Il Notaio si lamenta del fatto che il file ‘P7M’ non riporta il numero di protocollo e non riporta una data. Vorrebbe un file come la copia di cortesia, ma con firma digitale e questo sappiamo che non è possibile. Potremmo al massimo applicare una marca temporale al ‘P7M’ per dare una data certa oltre a quella definita dal protocollo che da solo assolve già a questo compito.
Come inquadrereste il problema? È un puntiglio del Notaio o sbagliamo noi nella gestione dei documenti?”
La risposta dei ns. esperti:
La procedura adottata dall’Ente rispetta le disposizioni delle regole tecniche in materia di formazione gestione e conservazione dei documenti informatici (Fgc) nonché la procedura di protocollo prevista dal Dpr n. 445/00. La questione posta dal notaio dovrebbe essere inserita nel nuovo quadro regolatorio previsto per la registrazione a protocollo del documento informatico che come previsto dall’art 53 comma 1, lettera f), deve prevedere la memorizzazione dell’impronta del documento, oltre i soliti dati previsti per il documento analogico (corrispondente, oggetto, data e numero). In pratica, essendo il calcolo dell’impronta antecedente alla generazione del numero di protocollo, la segnatura di protocollo non potrà essere apposta, ma come previsto dall’art. 55 del Dpr. n. 445/00 associata al documento protocollato, mediante un file .xml secondo le procedure previste dall’Allegato “6” delle regole tecniche Fgc in materia di segnatura di protocollo (in vigore dal 1° gennaio 2022). Oppure, più semplicemente, allegando la ricevuta di protocollo .pdf al messaggio Pec/e-mail.
L’affidabilità del Documento e la relativa data certa, quindi, è affidata al rispetto della procedura di protocollo da parte dell’Ente previste dal Dpr. n. 445/00, relative regole tecniche e procedure di conservazione del registro giornaliero di protocollo. Queste permettono in qualsiasi momento la verifica dell’autenticità del Documento protocollato e dei relativi dati di segnatura.
In alternativa, potrebbe essere utilizzata una procedura analoga a quella indicata al paragrafo 5, Allegato “6” delle regole tecniche Fgc in vigore dal 1° gennaio 2022, prevista per lo scambio di messaggi di protocollo tra P.A.. In questa procedura si prevede il sigillo elettronico/firma digitale del file di segnatura. Nel caso in questione, potrebbe essere firmato digitalmente il file .pdf contenente i dati di segnatura al fine di garantire la provenienza e l’autenticità. Si rammenta, inoltre, che secondo l’art 47 del Cad la firma digitale e/o la Pec costituiscono modalità per verificare la provenienza del Documento e che secondo il disposto dell’art 23-ter del Cad, comma 1 “Gli atti formati dalle pubbliche amministrazioni con strumenti informatici, nonché i dati e i documenti informatici detenuti dalle stesse, costituiscono informazione primaria ed originale”
Infine, in merito alla formazione della copia informatica del documento analogico detenuto dall’Ente si ricorda che la procedura deve seguire il disposto dell’art. 22 del Cad: “I documenti informatici contenenti copia di atti pubblici, scritture private e documenti in genere, compresi gli atti e documenti amministrativi di ogni tipo formati in origine su supporto analogico, spediti o rilasciati dai depositari pubblici autorizzati e dai pubblici ufficiali, hanno piena efficacia, ai sensi degli articoli 2714 e 2715 del codice civile, se sono formati ai sensi dell’articolo 20, comma 1-bis, primo periodo (ovvero firmati digitalmente). La loro esibizione e produzione sostituisce quella dell’originale”.
Quindi, la copia informatica conforme all’originale analogico si ottiene mediante scansione dello stesso e firma da parte del dipendente pubblico appartenente all’Amministrazione che ne attesta la conformità all’originale. La sola firma digitale è sufficiente a garantire la conformità all’originale come previsto dalle regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici che al paragrafo 2.2 dispongono “Fermo restando quanto previsto dall’art. 22 comma 3 del Cad (art. 2712 cc) nel caso in cui non vi è l’attestazione di un pubblico ufficiale, la conformità della copia per immagine ad un documento analogico è garantita mediante l’apposizione della firma digitale o firma elettronica qualificata o firma elettronica avanzata o altro tipo di firma ai sensi dell’art. 20 comma 1bis, ovvero del sigillo elettronico qualificato o avanzato da parte di chi effettua il raffronto”.
In tal senso, occorre puntualizzare che il certificato di firma adottato dovrebbe prevedere (anche se non obbligatoriamente) l’indicazione dell’organizzazione di appartenenza accanto al nome e cognome del funzionario titolare della firma digitale.