Di Fabrizio Lupone – Esperto in Digital transformation e conservazione documentale
Il testo del quesito:
“Il Codice dell’Amministrazione digitale e le Linee guida AgID attuative disciplinano la produzione di copie ed estratti di documenti definendo le regole tecniche da rispettare e indicando che l’attestazione della conformità possa essere attestata anche da un pubblico ufficiale. Chi può ricoprire tale ruolo in una Pubblica Amministrazione ?”.
La risposta dei ns. esperti:
Nella sua attività un ente pubblico può produrre copie informatiche di originali analogici per finalità di dematerializzazione o copie informatiche di originali informatici per finalità di riversamento sostitutivo di formato. In entrambi gli scenari operativi, ai fini della conservazione digitale della copia, è necessario rispettare il Codice dell’Amministrazione digitale (Cad) e le regole tecniche attuative.
Se la finalità è quella della conservazione della copia in sostituzione dell’originale, il Cad prevede la possibilità di intervento del pubblico ufficiale a ciò autorizzato dall’ente stesso e la procedura di attestazione deve rispettare le Linee-guida AgID e gli obblighi sanciti dal Codice dei beni Culturali.
La copia deve essere prodotta mediante processi e strumenti che assicurano che il documento informatico abbia contenuto identico a quello del documento originario da cui è tratto, previo raffronto dei documenti o attraverso certificazione di processo nei casi in cui siano adottate tecniche in grado di garantire la corrispondenza del contenuto dell’originale e della copia, in coerenza con l’Allegato 3 delle Linee-guida AgID.
Le Linee-guida AgID prevedono, altresì, che l’attestazione di conformità delle copie possa essere inserita nel documento informatico contenente la copia o essere prodotta come documento informatico separato contenente un riferimento temporale e l’impronta di ogni copia per immagine. Il documento informatico contenente l’attestazione è sottoscritto con firma digitale o firma elettronica qualificata o avanzata del pubblico ufficiale a ciò autorizzato.
L’attestazione delle copie per sole finalità di dematerializzazione o riversamento sostitutivo può essere eseguita dal pubblico ufficiale che ha anche il ruolo di Responsabile della Conservazione dell’ente, ossia un dirigente o funzionario interno formalmente designato e in possesso di idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche, a cui nell’incarico viene assegnata anche l’autorizzazione a ricoprire il ruolo di pubblico ufficiale per finalità di dematerializzazione e/o riversamento per la conservazione dei documenti amministrativi informatici dell’ente.
Potrebbero essere autorizzati nel ruolo di pubblico ufficiale anche altri funzionari, come ad esempio il Responsabile per la Transizione digitale dell’ente o il funzionario a ciò delegato nell’ambito dell’ordinamento proprio dell’amministrazione di appartenenza, nonché il cancelliere o il segretario comunale, tuttavia si ritiene che per attestare la conformità delle copie ai fini della conservazione della copia in luogo dell’originale il Pubblico Ufficiale da autorizzare più idoneo sia proprio il Responsabile della Conservazione dell’Ente.
L’eventuale distruzione degli originali potrà essere effettuata solo in ottemperanza alle disposizioni di cui all’art. 22, commi 4 e 5 del Cad e sempre previo provvedimento autorizzatorio della Soprintendenza, coerentemente con quanto stabilito dal Codice dei beni culturali.